כל מה שצריך לדעת על מערכת MIMS

1התחלה והתחברות

המערכת היא אפליקציית ווב — לא צריך להתקין כלום. נכנסים מכל דפדפן.

איך מתחברים

1. נכנסים לכתובת studio.mims.co.il.
2. לוחצים "התחברות עם Google" ובוחרים את חשבון הגוגל של האולפן.
3. בפעם הראשונה גוגל יבקש הרשאות ל-Google Drive ולשליחת מיילים — צריך לאשר (המערכת שומרת קבצים ב-Drive ושולחת מיילים ללקוחות בשמך).
4. זהו — נכנסת. ההתחברות נשמרת ל-90 יום, אז לא צריך להתחבר כל פעם מחדש.

התנתקות

לוחצים על השם/תמונה שלך בפינה → נכנסים לאזור אישי → כפתור "התנתקות".

2סקירת הממשק

בראש המסך יש תפריט ניווט קבוע. אלה כל האזורים:

3הוספת פרק חדש

זה הלב של המערכת — מעלים קובץ גלם, והמערכת מתמללת ומפיקה את כל התוצרים אוטומטית.

1. לוחצים "פרק חדש" בתפריט העליון (או הכפתור בעמוד הבית).
2. ממלאים את שדות הטופס (פירוט בטבלה למטה).
3. בוחרים מנוע תמלול: ElevenLabs Scribe (ברירת מחדל, מדויק לעברית) או Groq Whisper.
4. לוחצים "עבד פרק".
5. נפתח מסך התקדמות ("מתמלל...") עם פס התקדמות וטיימר. אפשר להישאר בעמוד או לחזור אליו אחר כך — העיבוד רץ ברקע.
6. בסיום מוצג עמוד הפרק עם כל התוצרים (ראו פרק 4).

שדות הטופס

4עמוד הפרק והלשוניות

לכל פרק יש עמוד עם לשוניות. אלה כל הלשוניות ומה יש בכל אחת:

פעולות בעמוד הפרק

• הורד ZIP — מוריד חבילה עם כל התוצרים (SRT, טקסטים, פוסטים) בקובץ אחד.
• תרגם לאנגלית — מתרגם את ה-SRT לאנגלית ומאפשר הורדה.
• מייל בדיקה — שולח לעצמך מייל לדוגמה כדי לראות איך זה ייראה ללקוח.
• שינוי שם / העברת פודקאסט — אפשר לשנות את שם הפרק או להעביר אותו לפודקאסט אחר.
• מחיקת פרק — מסירה את הפרק מהמערכת (פעולה בלתי הפיכה).

5גרסה מעודכנת (אחרי עריכה)

הבעיה: התמלול הראשוני הוא של קובץ הגלם. אחרי שהעורך חתך בפרימייר, הזמנים זזים ולקוח שמדבר על "תוריד את 12:34" מתכוון לקובץ הסופי. הלשונית הזו פותרת את זה.

שתי דרכים

• העלאת XML של פרימייר (מומלץ, חינמי ומדויק): מייצאים מפרימייר Final Cut Pro 7 XML, מעלים — והמערכת ממפה את התמלול הקיים לטיימליין הסופי בדיוק של פריים. רואים אילו מילים נשארו ואילו נחתכו.
• העלאת קובץ האודיו הסופי: אם אין XML — מעלים את האודיו הערוך והמערכת מתמללת אותו מחדש.

1. בעמוד הפרק → לשונית "גרסה מעודכנת".
2. בוחרים XML של פרימייר או קובץ אודיו סופי ומעלים.
3. מקבלים SRT חדש שתואם לקאט הסופי + רשימת המילים שנשמרו/נחתכו.

6ניהול פודקאסטים

פודקאסט = תוכנית שמרכזת תחתיה פרקים. מנהלים הכל ממסך "פודקאסטים".

יצירת פודקאסט

1. תפריט → פודקאסטים.
2. לוחצים "+ פודקאסט חדש".
3. ממלאים שם, ופותחים את הפודקאסט כדי להשלים פרטים.

הגדרות פודקאסט (לשונית "הגדרות")

תצוגה וסדר באתר

• מוצג/מוסתר — שולט אם הפודקאסט מופיע באתר הציבורי.
• פעיל/בארכיון — סטטוס התוכנית.
• גרירה לסידור — גוררים את הפודקאסטים לסדר שבו יופיעו באתר. השמירה אוטומטית. (רק פודקאסטים "מוצגים" נכנסים לרשימת הסידור.)

בתוך כל פודקאסט יש גם לשוניות פרקים, צוות, תשלומים ומשימות ברמת הפודקאסט.

7מערכת המשימות

לוח Kanban לניהול מטלות הצוות, עם הקצאה, דחיפויות, תאריכי יעד והתראות מייל.

שלוש העמודות

לעשות בתהליך הושלם — גוררים כרטיס בין עמודות כדי לעדכן סטטוס.

יצירת משימה

1. תפריט → משימות → "משימה חדשה". (או מתוך עמוד פרק/פודקאסט בלשונית "משימות".)
2. ממלאים: כותרת, תיאור, מי אחראי, דחיפות (גבוהה/רגילה/נמוכה), תאריך יעד.
3. אופציונלי: קישור לפרק או פודקאסט מסוים — לחיצה על המשימה תיקח לשם.
4. שומרים. אם המשימה הוקצתה למישהו אחר — נשלח לו מייל אוטומטי (מ-studio@mims.co.il).

• המספר האדום על "משימות" בתפריט = כמות המשימות הפתוחות שלך.
• בעמוד הבית יש ווידג'ט "המשימות שלי" עם המשימות הפתוחות שלך.
• סינון לפי סטטוס / מטפל / דחיפות.

8ניהול לידים (CRM)

ניהול לקוחות פוטנציאליים — מהפנייה הראשונה ועד סגירת העסקה. לוח Kanban עם צינור מכירות, יומן שיחות לכל ליד, ומעקב אוטומטי.

צינור המכירות (העמודות)

גוררים כרטיס בין העמודות הפעילות כדי לעדכן שלב:

חדש יצרתי קשר במשא"מ הצעה נשלחה הוקפא נסגר (זכייה/הפסד) נדחה

יצירת ליד

1. תפריט → לידים → "ליד חדש".
2. ממלאים: שם (חובה), טלפון, אימייל, מקור (אינסטגרם / וואטסאפ / טלפון / אתר / המלצה / אחר), מי הפנה, שירות שמעניין, תקציב משוער, סטטוס ותאריך מעקב הבא.
3. שומרים — הליד נפתח מחדש מיד כדי שתוכל לרשום את סיכום השיחה הראשונה.

יומן שיחות

בכל ליד יש יומן מתוארך: אחרי כל שיחה/התכתבות כותבים סיכום קצר ולוחצים "הוסף סיכום". כל סיכום נשמר עם תאריך ומי כתב — כך כל ההיסטוריה מול הלקוח במקום אחד.

מעקב והתראות

• לכל ליד אפשר לקבוע תאריך מעקב הבא. לידים שמועד המעקב שלהם היום או באיחור — מודגשים בכרטיס.
• המספר האדום על "לידים" בתפריט = לידים שדורשים טיפול (חדשים, או שמועד המעקב הגיע).
• סינון לפי סטטוס / מקור / חיפוש חופשי (שם, טלפון, מי הפנה, שירות).

9תשלומים וחשבוניות

מעקב אחרי מה שלקוחות חייבים — ברמת פרק או פודקאסט — והפקת חשבוניות וקבלות אמיתיות דרך מורנינג (חשבונית ירוקה), כולל סליקת אשראי.

ארבעת סטטוסי החיוב

חיובים — איך עובדים

• חיוב נוצר אוטומטית אם מילאת "סכום לתשלום" בהעלאת הפרק — או ידנית.
• מוסיפים/עורכים/מוחקים חיוב מעמוד הפרק (לשונית תשלומים) או עמוד הפודקאסט.
• בכל שורת חיוב יש בורר מע"מ: + מע"מ (ברירת מחדל — הסכום לפני מע"מ, נוסף 18%) או כולל מע"מ (הסכום כבר כולל מע"מ, מחולץ מתוכו). פר-שורה.
• מסך תשלומים מרכז הכל: פתוח / ממתין לחשבונית / שולם — עם סיכום פר-פודקאסט, ופאנל "חשבוניות שהופקו".

חיבור מורנינג (חשבונית ירוקה) — חד-פעמי

1. אזור אישי → לשונית Morning → מזינים את מפתח ה-API והסוד מחשבון מורנינג → "חבר ובדוק".
2. המערכת מסנכרנת את רשימת הלקוחות ממורנינג.
3. בעמוד הפודקאסט מקשרים אותו ללקוח מורנינג (פעם אחת לכל פודקאסט).
4. אופציונלי: מגדירים Webhook במורנינג (הכתובת מוצגת בלשונית) — כך תשלומים מתעדכנים אוטומטית.

הפקת חשבונית

1. בעמוד הפודקאסט/פרק → "הפק חשבונית" → נוצרת טיוטה מכל החיובים הפתוחים.
2. במודאל הטיוטה: עריכת תיאור, הסרת שורות, תצוגה מקדימה (PDF אמיתי ממורנינג, לא נשמר).
3. "אשר והפק" → בוחרים סוג מסמך:
   חשבונית מס (305 — הלקוח ישלם בהמשך) · חשבונית מס-קבלה (320 — הלקוח כבר שילם, בוחרים אמצעי תשלום).
4. אפשר לצרף לינק תשלום (סליקה) — הלקוח משלם אונליין באשראי/ביט ישירות מהחשבונית (צ'קבוקס מסומן כברירת מחדל; אפשר לבחור מספר תשלומים).
5. החשבונית מופקת וחתומה במורנינג ונשלחת ללקוח במייל אוטומטית.

קבלות ותשלום

• על חשבונית מס (305) שטרם שולמה — כפתור "רשום תשלום והפק קבלה" מפיק קבלה (400) מקושרת.
• כששולם דרך הסליקה — מורנינג מפיק קבלה אוטומטית, והמערכת מזהה ומסמנת "שולם" עם קישור לקבלה.
• "סנכרן תשלום" מושך ממורנינג את סטטוס התשלום העדכני; דרך Webhook זה קורה לבד.
• פאנל "חשבוניות שהופקו" בעמוד תשלומים מרכז את כל החשבוניות עם סטטוס תשלום, קישורים למסמכים, וכפתור הפקת קבלה.

10ניהול צוות

מוסיפים חברי צוות ומגדירים לאילו פודקאסטים יש להם גישה.

1. תפריט → צוות.
2. מוסיפים חבר צוות לפי אימייל (הגוגל שאיתו יתחבר).
3. מגדירים את התפקיד וההרשאות.
4. אפשר לתת גישה לפודקאסטים ספציפיים — מתוך לשונית "צוות" בעמוד הפודקאסט.

11סטטוסים ומעקב

לכל פרק יש היסטוריית סטטוסים — כך יודעים בדיוק איפה כל פרק עומד בתהליך.

1. בעמוד הפרק → לשונית "סטטוס".
2. מוסיפים עדכון: בוחרים טקסט סטטוס, מטפל, והערות (אופציונלי).
3. כל עדכון נשמר עם תאריך ומי הוסיף אותו — מצטבר להיסטוריה מלאה.

סטטוסים מקובלים

חדש נשלח לעריכה התקבלה עריכה נשלח לאישור אושר התקבלו בקשות לטיזרים פורסם

אפשר גם טקסט חופשי. בטבלת "כל הפרקים" אפשר לסנן ולמיין לפי הסטטוס האחרון של כל פרק.

12הגדרות אישיות והאולפן

לוחצים על השם בפינה כדי להיכנס לאזור האישי. שלוש לשוניות:

אני

שם מלא (כפי שיופיע במערכת ובמיילים), אימייל (קבוע), טלפון, תפקיד.

האולפן

הפרטים שמשמשים במיילים ובמסמכים ללקוח:

• שם האולפן + לוגו (העלאת קובץ).
• טלפון, וואטסאפ, אימייל ראשי, אתר, כתובת, עיר, ח.פ./עוסק.
• קישורי סושיאל (אינסטגרם, פייסבוק, לינקדאין, יוטיוב).
• פרטי בנק (בנק, סניף, חשבון, שם בעל החשבון) — לחשבוניות/בקשות תשלום.
• סכום ברירת מחדל פר-פרק (₪) — נכנס אוטומטית בהעלאת פרק חדש.
• חתימת מייל — טקסט סטנדרטי שמתווסף לתחתית מיילים.

13API ומפתחות

למי שרוצה לחבר את המערכת ל-n8n, Zapier, בוט וואטסאפ או סקריפט — יש REST API מלא.

1. אזור אישי → לשונית API 🔑.
2. "צור מפתח חדש" → נותנים שם תיאורי ובוחרים הרשאה:
   קריאה בלבד רק שליפת מידע · קריאה + כתיבה גם יצירה/עריכה · מנהל הרשאות מלאות.
3. המפתח מוצג פעם אחת בלבד — מעתיקים ושומרים מיד.
4. אפשר לשנות הרשאה, לחדש (מבטל את הישן ויוצר string חדש), או למחוק לצמיתות.

תיעוד מלא של כל ה-endpoints, כולל דוגמאות, נמצא בכתובת /api-docs.

curl -H "Authorization: Bearer mims_..." \
  https://studio.mims.co.il/api/v1/projects

ה-API מכסה: פרקים, פודקאסטים, משימות, תשלומים, לידים (CRUD מלא + יומן שיחות), וחשבוניות (קריאה + יצירת טיוטה). הפקת חשבונית/קבלה אמיתית במורנינג נשארת ידנית בממשק בלבד (אדם בלולאה) ולא נחשפת ב-API.

14טיפים ושאלות נפוצות

הפרק עוד מתעבד — מה עושים?

אפשר לעזוב את העמוד; העיבוד רץ ברקע בשרת. חוזרים לפרק דרך "פרקים" או "בית" כשהוא מוכן.

איזה מנוע תמלול לבחור?

ElevenLabs Scribe — ברירת המחדל, הכי מדויק לעברית. Groq Whisper — חלופה מהירה.

שמתי "סכום לתשלום" — איפה זה?

הסכום נכנס אוטומטית למערכת התשלומים כחיוב ממתין על הפרק. רואים אותו במסך "תשלומים" ובלשונית התשלומים של הפרק.

הלקוח ביקש שינוי שמתייחס לקובץ הערוך

משתמשים בלשונית "גרסה מעודכנת" (פרק 5) כדי למפות את הבקשה לזמנים הנכונים.

מייל לא הגיע ללקוח

המיילים נשלחים מ-studio@mims.co.il. כדאי לבדוק שהשדות באזור "האולפן" מלאים, ולשלוח קודם מייל בדיקה לעצמך.

איך נותנים גישה לעובד חדש?

מסך צוות → הוספה לפי אימייל גוגל → הגדרת הרשאות לפודקאסטים הרלוונטיים.